Budget du projet: ce budget est calculé dans la demande sur la base des taux horaires analytiques indiqués pour le personnel ainsi que des frais matériels. Il est considéré comme le budget prévu pour le projet. En incluant les frais de recherche indirects, on obtient le budget d’encouragement.
Plafond des dépenses: ce plafond est calculé dans la demande au moyen des taux horaires maximums applicables au personnel de projet et est fixé dans le contrat de subvention, en plus du budget du projet. Il est possible d’utiliser le plafond de dépenses sans modifier le contrat de subvention, dans la mesure où la hausse des coûts de personnel résulte d’augmentations salariales appropriées, du relèvement nécessaire des cotisations de l’employeur aux assurances sociales, de mesures de compensation du renchérissement, de hausses dues à des changements de personnel au sein de la même catégorie de fonction du projet, d’ajustements mineurs de la répartition du nombre estimé d’heures de travail entre les différentes fonctions ou de changements approuvés des personnes clés. En revanche, aussi bien la contribution financière (contribution en espèces) que la contribution propre du partenaire chargé de la mise en œuvre sont définies dans le contrat de subvention en fonction du budget d’encouragement et sont invariables.
Coût effectifs: ces coûts correspondent aux frais encourus pour le projet, qu’il est nécessaire d’attester et d’indiquer dans le décompte final (au moyen de pièces justificatives). Ce décompte final permet de fixer le montant de la tranche finale ou du remboursement.